別再忙得像無頭蒼蠅！
許多主管常抱怨，自己每天超時工作、忙得要命，
但重要的工作事項卻沒什麼進度，不曉得時間究竟都花到哪裡去。
管理大師彼得．杜拉克曾說：「時間是最匱乏的資源，
若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」
要懂得管理時間，首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。
有些人做事隨性，沒有規劃；有些人有規劃，但規劃不切實際；
有些人有切乎實際的規劃和時間表，但從來做不到。
修練以下五項法則，從內到外做好時間管理和有效利用時間。
管理時間5大法則
1.分辨「緊急」和「重要」的差異
2.管理「被打擾」
3.在同一空間和時間盡量做愈多事愈好
4.記錄、管理、整合時間
5.重要事項，設凍結點
法則1 分辨緊急和重要
許多人常覺得自己忙得暈頭轉向，但一段時間下來檢討進度，
卻落得個「無事忙」的結論，
因為大部份的時間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。
生活和工作上的大小事，其實都可以以「緊急」為經，「重要」為緯，
分為四個象限：
一、重要且緊急，二、重要但不緊急，
三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。
仔細思考上述四類事情對你的意義，來安排工作的優先順序。
這四個象限，正應該是時間和精力分配的優先順序。
1.列一張表，將年度、季度及每月的工作目標列出。
2.訂出上述工作目標的進度。
3.根據重要工作目標的進度，分配每天的工作，
將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。
4.用零碎時間和出外用餐時間，處理「緊急但不重要」的事。
5.盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。
法則2 管理「被打擾」
一名媒體視覺總監外號叫「丁董」，他既不姓丁，也非「董」字輩，
而是他因應「被打擾」訂下每天下午三點，有事找他的人，
可以到他辦公室外按「叮咚」，其餘時間，
除非既緊急又重要，否則一律「不准打擾我」。
「叮咚」，於是成了他的外號。
「被打擾」，是主管的天職，每一天，每個做主管的人，
不管你多忙，都會面臨部屬找你請示、討論、求救。
和部屬協調出一套模式，一樣按照「重要」與「緊急」的分類，
請部屬運用不同的工具和時間和你互動，比方重要又緊急的事，
當然最好當下、當面溝通；重要但不緊急，則用電子郵件或固定例會溝通。
1.預留「被干擾」時間，讓其他人知道什麼時候可以去找你談事情。
2.要求部屬按事情的輕重緩急，搭配使用不同的工具和時間來「打擾」你。
3.訓練部屬把問題一次問完，讓你可以一次回答所有的問題。
法則3 在同一空間和時間 盡量做愈多事愈好
常看到有些人經常在不同空間之間跑來跑去，浪費很多時間移動。
訓練自己，要移動到下一個空間前，
先想一想，有沒有什麼事情，是可以一併處理的？
有哪些事情，是要用到同一空間、同一工具，這些事情，最好集中處理。
譬如設定每天某個時段來統一處理回覆電子郵件，或一次把該打的電話全部打完。
檢視一天的工作表，看看自己除了在辦公室之外，
是否還必須到其他單位接洽或開會，是否有些需要溝通的人與事正好在同一個地方，
可以順便一次解決，省下再跑一趟的時間。
1.以「同一時間可處理」、「同一地點可處理」將工作分類。
2.明確掌握在那段時間內要處理多少事，將時間妥善分配運用。
3.打破「完美主義」迷思，別固執在某件事上，必要時加快速度。
法則4 記錄 管理 整合時間
1.從整體的角度來了解你的時間都用在哪裡：
從一天、一週、一個月不同的層次來檢視，你的時間是如何用掉的。
2.抓出浪費時間的魔鬼：量化比較之後，你會驚訝地發現，
原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那麼多的時間。
找出浪費時間的癥結，就能思考如何改進。
3.了解你的「生理時鐘」：熟悉自己精力與腦力的巔峰時段。
決定把這些不同層級的精力花在哪裡，在工作效率最佳的時段做最重要的事，
把低潮時段用來做較不重要的事。
人不可能整天發狂似地高速工作。
1.把時間列表管理，弄清楚平常都把時間用在哪些地方。
2.把零碎時間整合為完整時間。
3.哪些工作今天應做完而未完成，列入明天的工作計劃中。
4.每週固定留一點不被打擾的時間、空間給「思考」。
法則5 重要事項 設凍結點
一百分的決策，但時機延誤，
比不上八十分的決策，但及時決斷。
很多主管斷事拖拖拉拉，又喜歡部屬凡事請示。
小事授權，大事設決策凍結點，
也就是訂定最後決策的期限，期限一到，便不可再推翻原來的決策。
1.依事情的輕重緩急，訂定授權部屬自決的界線。
2.重要事項必須設定下決定的最後期限。
