第25天 掌握時間,保持彈性
“工作正在擴展,以填補完成工作所需的時間。” —帕金森定律
結果(成效):
了解如何掌握時間管理,並為事物設置有效的時間限制,
然後消除在該時間限制內可以咀嚼的內容。
運用時間裝箱和時間預算的能力,
將幫助你管理精力,釋放時間,
完成更多工作並實現工作與生活的平衡。
這是從我的書《以非凡方式中造就成功》
所摘錄出的系列文章,
歡迎來到 30天造就非凡成功的第25天。
第24天,我們學習如何運用反彈技巧
並從我們的四個力量來源–
(思維,身體,情感和精神)中汲取靈感。
今天,我們要學習了掌握時間管理的最有效方法。
這是計時技術。
定時裝箱是一種將時間視為預算,
並選擇要花多少時間在事物上的簡單方法。
這樣,就可以避免在“糟糕”之虛擲“好時光”,
或者避免收益遞減的點,
或者簡單地說,將20美元投入到5美元的問題上。
如果你是拖延症者,或者如果你有討厭的事情要做,
或者如果你跌倒祈禱無效的想法或陷入分析癱瘓,
或者你發現自己總是遲到或錯過了機會,
那麼這篇文章將幫助你過渡到更有效的方法。
在調整範圍的同時固定時間
掌握時間管理的最佳模式之一就是“固定時間,調整範圍”。
這是我們在Microsoft的模式和實踐團隊中運用了幾年的實踐,
用於按時按預算交付產品。
我個人和所有項目都使用了這種模式,
從而在時間和預算上有了完美的記錄。
這個想法是預先確定或分配一定時間的時間,
然後咬掉你可以在這段時間內咀嚼的東西。
相反的模式是簡單地處理某些事情,直到“完成”為止。
該模式是“修復範圍”、“靈活時間”。
基本上,會花時間解決問題,直到最終決定解決問題為止。
該模式有幾個問題,包括以下問題:
你不再有時間來幫助你確定優先順序
再也不能指望機會來了
在實際結束之前,你可能會精疲力盡
或陷入“死亡行軍”而看不到盡頭
你最終將時間浪費在問題上(時間膨脹到填滿它的容器)
由於時間軸的移動越來越遠,最終你會遇到“範圍爬行”的問題。
使用技能進行時間裝箱的3個簡單步驟:
在此步驟中,問問自己需要用時間裝箱完成什麼。
例如:在最後期限之前完成任務,顯示漸進的結果,
在棘手的問題上取得漸進的進展,建立動力等。
步驟3.確定適當的時間框。
在這一步中,找出合適的時間範圍。
例如,可能你要在三個星期內完成一個項目。
在這三週的時間內,你可能會決定,
如果每天分配2個小時,就會產生有效的結果。
尺寸合適的時間框在很大程度上
取決於你在步驟1中確定的時間。
你可能需要增大或縮小時間框,具體取決於您是要增強動力,
顯示結果還是只是在問題上取得進展。
根據固定時間和彈性範圍思考的10種方法:
(您可以在一天,一周,一個月和一年的時間範圍內更改故事。)
2.趕上下一班火車。讓您的火車駛離車站。
當錯過火車時,不要嘗試將火車開回。
相反,趕上下一個。
這是一個簡單的比喻,但它可以使事情保持順暢。
例如,如果你錯過今天完成的一個故事,
則可以將其添加到明天的隱喻火車中,
但前提是這是你要做的第二件事。
3.問問自己:“需要多少時間?
4.問問自己,“實際上有多少時間?”
5.考慮工作的“容器”時間。
例如,您可能有一個30分鐘的容器,一個2小時的容器
或一個1天的容器或一個星期的容器等,
請給自己足夠的空間。這個容器。
6.有時間和地方擺放東西。
以這種方式簡單地組織時間將有助於安心。
例如,我在星期日早上有一個小空檔,用於創作。
如果我想念它,那一天的晚些時候會感覺不一樣。
因此,我將這段時間用於其真正的含義。
不要試圖搶彼得去付保羅錢。
7.叮咚……你的時間到了。
當你的時間盒到期且時間已到時,
請像對待真正的時間一樣對待它並完成它。
8.用“現在就足夠好”來思考,
將完美視為“旅程”,而不是“目的地”。
9.版本化你的作品。第一個版本可能不如第二個,
第三個或第四個版本好,但是養成了使用版本
作為隨時間共享和改進工作的方式的習慣。
例如,您可以創建Alpha,Beta,版本1,版本2等。
10.減少您的工作量。
這是一路實現價值流動以及具有可切割範圍的關鍵。
我發現一個運作良好的單元是使用一個故事,
該故事是你將要執行的任務或將要實現的目標的敘述。
無論它們是一天,一週,一個月還是一年中的故事之一,
它們的大小都可能不同。
例如,一年中有意義的故事可能
比您一天之內要講的故事要大得多。
一個故事……“完成時,就完成了”
許多月前,我在Microsoft擔任程序經理的職業生涯的早期轉折點之一
就是與我的經理會面,討論我的項目何時交付。
談話大致是這樣的……我的經理問我
什麼時候完成我的項目,我說我不知道。
我補充說,當我們完成印版上剩下的所有內容時,
我們無法準確估算甚至評估。
我基本上是作用域驅動的,當我完成所有作用域時,項目就會完成。
我記得一位同事說:“我聽到的是……完成後就完成了。”
當時,這對我來說似乎完全合理。
畢竟,事情完成後就完成了,不是嗎?
問題在於沒有人簽下任何沒有結束日期的賭注。
沒有人願意繼續支持某些東西,
直到他們在將來的某個時候發貨,
他們看不到終點,也看不到任何結果。
長話短說,我最終不得不確定一個日期,
並殘酷地削減了範圍,以便準時交貨。
我最大的喚醒電話是,我實際上沒有太多可切割的範圍
(可以輕鬆切割而不破壞質量的東西),
並且嘗試縮減某些東西
遠比在一定的時間框架內建立更糟糕的事情。
這就是我學會了從範圍驅動轉變為時間驅動,
並實際上將時間視為頭等公民的方式。
今天的作業
例如,我很久以前做的最好的舉動之一
就是決定我每天花在電子郵件上的時間不要超過30分鐘
(而且我在Microsoft收到大量電子郵件,
需要我的注意和採取的行動。)
這一舉動迫使我毫不留情地確定優先順序,
並找到更好的方法來管理我的電子郵件。
2.選擇您花費過多時間分散的一件事,並為其創建一個時間表。
也許這是一個寵物項目,您希望它能夠看到日光。也許是寫書。
確定值得花更多的時間,
至少對於一個稻草人或“現在足夠好”的東西。
也許值得花一天,另一周或另一個月等的時間。
無論在什麼時間範圍內,都應將自己的本分放在心上。
然後確定在此時間內要完成的最重要的事情。
Cherry選擇最重要的價值,
然後首先進行努力,直到您的時間用完為止。
延伸閱讀:
30天造就非凡成功
第1天–以平凡方式造就非凡成功
第2天–週一的願景–運用三個故事來推動你的一週
第3天–每日成效–使用三個故事來推動你的一天
第四天–讓事情變得輕鬆
第5天–熱點–計劃重要事項
第6天-星期五檢討-確定進展順利和需要改進的各三件事
第7天–設定界線和緩衝區
第八天–傾空頭腦以釋放思想
第9天–以必須,應該和可以來安排一天待辦事項優先順序
第10天–整週感覺很棒
第11天–降低摩擦並為你的一天創造平滑的路徑
第12天 生產力角色-你是發起者?還是完成者?
第13天 運用方法對你的行動項目進行分類
第14天 把時間分配給重要的事
第15天 寧靜(peaceful calm)–達到平靜、安定的心境
第16天運用隱喻找到動機
第17天 在一週中為自己建立充電時間
第18天 在一週中建立創意時間
第19天 你為誰幹活?
第20天 提出最好的問題,就會得到最好的答案
第21天繼續朝著對的方向前進,其餘的放手。
第22天 運用方法設計一天
第23天 運用方法設計一週
第24天 運用反彈技巧